Polityka prywatności Krajowa Grupa Energetyczna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Krajowa Grupa Energetyczna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”), działającą w sektorze energetycznym.

1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami sektorowymi dotyczącymi energetyki.

1.3. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane są przetwarzane przez Administratora, w szczególności: klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, użytkowników serwisów internetowych, osób kontaktujących się z Administratorem, a także przedstawicieli i pracowników ww. podmiotów.

1.4. Celem Polityki jest przejrzyste poinformowanie o tym, jakie dane osobowe są zbierane, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Krajowa Grupa Energetyczna (Administrator), prowadząca działalność w sektorze energetycznym na terenie Polski.

2.2. Administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD). Dane kontaktowe IOD, jeżeli zostały wyznaczone, są publikowane na stronach internetowych Administratora oraz w punktach obsługi klienta.

2.3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na oficjalnych kanałach komunikacji (np. strona internetowa, korespondencja tradycyjna, infolinia).

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, PESEL (jeśli jest wymagany przepisami), numer dokumentu tożsamości;
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów;
• dane związane z zawieraniem i realizacją umów: dane punktu poboru energii, numery liczników, dane zużycia energii, dane o sposobach rozliczeń, dane rozrachunkowe i księgowe;
• dane płatnicze: numer rachunku bankowego, informacje o dokonanych płatnościach, informacje o zaległościach;
• dane dotyczące korzystania z serwisów internetowych i aplikacji: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane logowania, pliki cookies i podobne technologie, historia aktywności na stronach i w aplikacjach Administratora;
• dane związane z obsługą korespondencji i zgłoszeń: treść zapytań, reklamacji, wniosków, skarg, dane udzielone w ramach kontaktu telefonicznego, mailowego lub za pośrednictwem formularzy online;
• inne dane przekazane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą, jeżeli są one niezbędne do realizacji określonego celu.

3.2. Przekazanie danych osobowych może być wymogiem ustawowym lub umownym (np. do zawarcia lub wykonania umowy dystrybucji/sprzedaży energii). Brak podania danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub realizacji usługi.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

(a) Zawarcie i wykonywanie umów z klientami i kontrahentami

• w tym m.in. zawieranie umów sprzedaży i dystrybucji energii, realizacja dostaw, rozliczanie zużycia, obsługa płatności, prowadzenie korespondencji;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

• wynikających w szczególności z przepisów prawa energetycznego, prawa podatkowego, rachunkowości, przepisów o bezpieczeństwie infrastruktury krytycznej, wymogów organów regulacyjnych i nadzorczych;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

(c) Realizacja uzasadnionych interesów Administratora

• dochodzenie i obrona roszczeń, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów, prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych, utrzymanie i rozwój infrastruktury energetycznej, zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

(d) Marketing bezpośredni produktów i usług Administratora

• wysyłka informacji handlowych, newsletterów, ofert dostosowanych do potrzeb, badania satysfakcji klientów – w granicach dopuszczalnych przez prawo;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) oraz – w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy – zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

(e) Korzystanie z serwisów internetowych i aplikacji

• zapewnienie prawidłowego działania serwisów, zapewnienie bezpieczeństwa, dostosowanie treści do preferencji użytkownika, prowadzenie statystyk odwiedzin i analizy ruchu z wykorzystaniem plików cookies i podobnych technologii;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz – w odniesieniu do niektórych plików cookies – zgoda użytkownika.

(f) Rekrutacja

• prowadzenie procesów rekrutacyjnych, ocena kwalifikacji kandydatów, wybór osób do zatrudnienia lub współpracy;
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO oraz – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami prawa pracy – zgoda kandydata.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

5.2. Orientacyjne okresy przechowywania:

• dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń związanych z tą umową;
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wynikający z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona;
• dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.

6. Odbiorcy danych osobowych

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (organy administracji publicznej, organy regulacyjne, sądy, organy ścigania);
• podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w szczególności: dostawcom usług IT, operatorom systemów informatycznych, firmom księgowym, doradczym, prawnym, podmiotom windykacyjnym, agencjom marketingowym, operatorom pocztowym i kurierskim, infoliniom i centrom obsługi klienta;
• innym przedsiębiorstwom energetycznym i operatorom systemów, w zakresie wymaganym przepisami prawa energetycznego i umowami sektorowymi;
• podmiotom współpracującym w ramach realizacji projektów i przedsięwzięć energetycznych – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy lub zadania.

6.2. Podmioty przetwarzające dane na rzecz Administratora działają na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

6.3. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli jednak takie przekazanie nastąpi, Administrator zapewni stosowne zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych (uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych);
• sprostowania danych (poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych);
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO;
• ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach określonych w RODO;
• przenoszenia danych – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego lub na podstawie uzasadnionego interesu Administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

7.2. W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem kanałów wskazanych na jego stronie internetowej lub w punktach obsługi klienta.

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy prawa.

8. Pliki cookies i podobne technologie

8.1. Serwisy internetowe Administratora mogą wykorzystywać pliki cookies oraz inne podobne technologie w celu zapewnienia ich poprawnego działania, dostosowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk i analiz oraz w celach marketingowych.

8.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej lub narzędzi udostępnionych w serwisie (np. baner zgody). Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

9. Bezpieczeństwo danych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zmianą.

9.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które są zobowiązane do zachowania poufności i przeszkolone w zakresie ochrony danych.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług.

10.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w serwisach internetowych Administratora i obowiązuje od dnia jej opublikowania, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

10.3. Zaleca się regularne zapoznawanie się z treścią Polityki w celu bieżącego śledzenia zasad ochrony danych osobowych stosowanych przez Krajowa Grupa Energetyczna.